פיתוח קשרי אמון
"היפנים הם מארחים ידידותיים. הם משקיעים זמן וכסף ומזמינים לארוחות עסקיות כדי להכיר את צוותי המשא ומתן הזרים ולבסס עמם יחסי קרבה המושתתים על חברות ואמון. אך נושאים ונותנים יפנים לעולם נשארים עם רגליים על הקרקע. הם מודעים ביותר לאינטרסים הבסיסיים שלהם."
"היפנים אינם מזמינים את צוותי המשא ומתן אליהם הביתה אלא לבילויים בחוץ."
"הם רואים במשא ומתן הזדמנות לפתח יחסים עסקיים לטווח ארוך ולכן משקיעים בתהליך, אולם לא קל לפתח קשרים ויחסים עם היפנים."
השלב הראשון במשא ומתן מוקדש לבניית אמון. קשרים בין-אישיים וקרבה חשובים מאוד בתרבות היפנית, ודגש רב מוקדש לעשיית רושם ראשוני חיובי וליצירת יחסי קרבה ואמון בתחילת המשא ומתן. לצורך כך משלבים היפנים צדדים חברתיים דוגמת בילויים ליליים, ויארחו את הזר לאירוח נדיב ומבדר (ארוחת ערב, תיאטרון וכדומה).
על-פי התפיסה היפנית, התקשרות עסקית צריכה להכיל ממד רגשי נוסף על הממד העסקי, בניגוד לתפיסה המערבית, שנוטה להפריד את המשא ומתן מההתקשרות החברתית. לפיכך, יש להתאזר בסבלנות עד שתתקדם הפגישה מעבר לשלבי הפתיחה.
הדינמיקה של המשא ומתן
"משא ומתן עם היפנים הוא תהליך ארוך. לכל דבר יש להם זמן, עד שיפיקו ממך את כל המידע. תפקידם לדאוג שתיהנה, ולשם כך הם לוקחים אותך לכל המקומות שאתה רק רומז עליהם, ובזמן הזה מפיקים ממך מידע. הם עושים זאת בחוכמה."
"הם שותים הרבה, ואז מתחילים לשאול שאלות בעדינות."
"היפנים דורשים נתונים מדויקים מאוד וחומר רב, כי עם החומר הזה הם הולכים להנהלה בניסיון לשכנע אותה להסכים לעסקה או לדחות אותה."
לאחר שהסתיים שלב הגישוש והתבססו יחסים של אמון ושיתוף פעולה, עוברים היפנים לדון בהיבטים עסקיים. בשלב הזה הם שואלים הרבה מאוד שאלות ודורשים מידע, אולם זרם המידע הוא חד-כיווני – היפנים דורשים מידע אבל לא מספקים מידע במקביל, ושואלים את אותן שאלות שוב ושוב. שאלות אלו עלולות ליצור תחושות של כעס ואף עלבון (הם לא האמינו לנו בפעם הראשונה?). אחת הסיבות לשאלותיהם המרובות נובעת מסגנון קבלת ההחלטות היפני. בעת קבלת ההחלטות, הדרישה היא כי כולם יהיו משוכנעים ולא רק מקבלי ההחלטות העיקריים, ולכן היפנים מצפים למידע מפורט שיאפשר להם להגיע להסכמה כללית.
חברות מערביות שיוזמות חוזים או מנסות להביא למכירות חוות קשיים גדולים בקבלת משוב על הצעתם. לדוגמה, אם שואלים קבוצת מנהלים יפנים מה דעתם על המחיר שהציעו הזרים, היפנים ישיבו: "זה נראה בסדר," גם אם הם חושבים שהמחיר לא סביר כלל. אף נושא ונותן מערבי אינו מסוגל לקרוא את הרמזים השלילים הלא-מילוליים (טון דיבור, שפת גוף, הפסקות בדיבור, הבעת הפתעה וכדומה) המלוות את המשפט המנומס, "זה נראה בסדר". ההסבר להתנהגות זו טמון בעובדה שהיפנים אינם מסתכנים ומדברים בשם הקבוצה כולה לפני שהם מגיעים לקונצנזוס (הסכמה כללית). בנוסף, מנהלים יפנים שואפים לשמר את השאיפה להרמוניה בין-אישית (WA), ותשובה שלילית במהלך משא ומתן עלולה לפגוע בהרמוניה שכבר בוססה.
בעיניים מערביות, יכולת שכנוע היא לב לבו של כל משא ומתן. לאחר שהוחלט מה כל צד רוצה מתחילים הצדדים לשכנע זה את זה בטקטיקות שונות. אלא שהיפנים אינם פועלים כך. ביפן לא קיימת הפרדה ברורה בין חילופי מידע הקשורים ישירות לפרויקט לבין שלב השכנוע. שני השלבים מתערבבים ביחד כאשר כל צד מגדיר מחדש את צרכיו ואת העדפותיו. זמן רב מושקע בחילופי מידע, מה שמשאיר זמן מצומצם להתווכח במהלך שלב השכנוע. לאחר שמנהיג הקבוצה היפנית סקר את הטיעונים וכולם הסכימו עמו וקיימת אחידות קבוצתית, ניגשים היפנים למשא ומתן. הם מפתחים טיעונים הגנתיים מבלי להתייחס לניסיונות שכנוע ומכירה של הצד שמנגד.
היפנים אינם נלחצים מדד-ליין המוצב בפניהם, יתרה מזאת, הם הופכים אותו ליתרון כדי ללחוץ על הצד האחר. היפנים זקוקים לזמן כדי לפתח קשרים ולבסס אמון, ולכן הם מצפים שהזרים ימתינו בסבלנות עד שתתקבל ההחלטה הקבוצתית (תהליך שעלול לארוך זמן רב).
בעת קיומה של פגישת משא ומתן חשוב מאוד לגלות הבנה לצורכי הצד שכנגד ולא לדרוש דרישות מיותרות, שכן העמית היפני עלול לסגת, וזה יהיה סופו של המשא ומתן.
ביפן נוהגים לתת כסף מזומן בתוך מעטפה אטומה.
"הם מפחדים מכישלונות ולכן קשה מאוד לסגור שם עסקאות."
"ליפנים חשוב שהמצגות שמראים להם יהיו מושקעות מבחינה חזותית. חשוב להם לראות שהצד שכנגד התאמץ והשקיע."
