העיתוי המתאים להתחלת תוכנית ההכשרה נחשב בין שלושה עד חמישה שבועות לפני הנסיעה, תלוי באורך ההדרכה. הכשרה ארוכה יותר תתחיל, כמובן, לפני.

אם תבוצע ההדרכה זמן רב מדי מראש, עלולים הדברים להישכח, ומאידך, אם תבוצע סמוך מדי למועד הנסיעה, לחץ טרום-הנסיעה יכול לחבל ביעילותה. רוב החברות בוחרות בהדרכות הנמשכות בין יומיים לשלושה ימים, וניתנות לפני הנסיעה לשליחות. הדרכות קצרות אלה בדרך כלל אינן נושאות תרומה רבה למוצב, כיוון שהן בעיקר מעבירות מידע ומציעות מעט זמן לדיונים ולעיבוד המידע.

באחד המחקרים תרמו מוצבים חוזרים מניסיונם וציינו כי ההכשרה חייבת להיות ארוכת טווח ולא בת יום יומיים, במחקר אחר נטען כי תוכניות ההדרכה אכן נוטות להיות קצרות מדי וכי באופן ממוצע 57% מן התוכניות מתרכזות בשבוע אחד או פחות, 29% מהתוכניות הן בנות שבועיים או שלושה ו-14% מהתוכניות הנן בנות ארבעה שבועות. במחקר נוסף נמצא כי בקרב החברות האמריקניות בין 60%-50% מהחברות אינן מעבירות כלל הדרכות למוצביהן לקראת השליחות, וכי אלו המעבירות הדרכות, מבצעות את ההכנות וההדרכות במשך זמן ממוצע של לא יותר משבוע ימים, רובן אך ורק למוצבים, ולא לבני משפחותיהם.

הקוריאנים, הסינגפורים, הגרמנים והיפנים מבצעים הכנות והדרכות ארוכות יותר למוצבים ולמשפחותיהם, הדרכות הנמשכות שבועיים ויותר וההכנה כוללת לעתים שליחת המוצב ומשפחתו לפרק זמן קצר לפני השליחות עצמה על-מנת להכיר את הארץ המארחת וללמוד מעט את שפתה. באותו מחקר מצוין גם שבקרב מדינות אלו רק 13%-5% מהמוצבים חוזרים טרם זמנם לארץ המוצא.

מחקר שבחן את תנאי עבודתם של מוצבים פיניים הראה כי ברוב המקרים ניתנה למוצבים הפיניים תקופת זמן ארוכה יחסית להתכונן ליציאה לשליחות (ארבעה חודשים), כאשר במהלכה זכו המוצבים להכנה יסודית. התוצאה עקב כך, הייתה בהתאם והראתה שהחברות הפיניות נהנו מאחוז נמוך יחסית של כישלון מוצבים.

ארגונים יפניים, טוען מחקר עדכני, מאמנים בדרך כלל את המוצבים שלהם מעל שנה לפני המשימה תוך הדגשת לימוד המנהגים והתרבויות של הארץ שאליה יגיעו.

ככל שההכנה המוקדמת תהיה מעמיקה וארוכה יותר, כך סיכויי הסתגלותו של המוצב ומשפחתו יהיו גבוהים יותר. להדרכה קצרה ושטחית מדי יש מחיר. הלם התרבות של המוצבים המגיעים לארץ המארחת וחושבים שהם מכירים את הסביבה, גבוה לעתים מהלם התרבות של מוצבים שלא עברו כלל אימון תרבותי לפני יציאתם למשימה.