ניהול משא ומתן במדינה זרה עשוי להיות תהליך מאתגר למי שלא מכיר את התרבות העסקית במדינה ואת הדקויות שבה.
הפולנים נוטים להיות זהירים מאוד בקבלת ההחלטות שלהם, מה שעלול להוביל לתהליכי משא ומתן ארוכים ממה שאנחנו רגילים אליהם. למשל, תהליך חתימה על חוזה יכול לקחת חודשים.
"הם ממש חרדים להתקדם מהר מידי במשא ומתן, במיוחד בחברות קטנות."
"הפולנים חוששים מטעויות ולכן הכול לוקח הרבה מאוד זמן."
"תהליכי העבודה ויצירת הקשרים העסקיים בפולין ארוכים יותר מאשר במדינות אחרות. זאת משתי סיבות עיקריות: גיאוגרפית – פולין היא מדינה לא קטנה, והפריסה בה תשפיע באופן ישיר על יכולת החדירה ועשיית העסקים בפולין; ותרבותית – תרבות העסקים הפולנית מחייבת קבלת החלטות ברמה גבוהה בפירמידת הניהול. הבאת ההחלטה לגורם המתאים דורשת לעתים יותר זמן ומשאבים מאלו שאנחנו רגילים להם בישראל."
אספנו רשימה של טיפים חיוניים שיאפשרו לגשר על פערי התרבות, ויציידו את היוצאים לרילוקיישן או לנסיעת עסקים בפולין במידע מקיף לקראת מפגשים מוצלחים.
"הם עשויים להיות לקוחות נוקשים מאוד ולעמוד על התנאים שלהם. הם אפילו מתגאים בכך שהם קשים. הם מרבים לטעון שהמחיר יקר מדי."
- הפולנים פתוחים לשינויים ומקבלים בברכה רעיונות ומוצרים חדשים.
- רצוי לאתר איש קשר מקומי וליצור איתו קשרים גם לצורך קיצורי דרך עסקיים.
- שילוב של כמה מילים בשפה הפולנית במהלך הפגישה יכול "להפשיר את הקרח" עם הפולנים.
- יש להביא כרטיסי ביקור ולחלק לכל הנוכחים בפגישה. הפולנים נוטים להגיע לפגישות בקבוצות ולכן כדאי להצטייד בכרטיסים רבים. צד אחד של הכרטיס יהיה כתוב באנגלית ואילו הצד השני בפולנית.
- דוחות, הצעות וחומרים כתובים יש לתרגם לפולנית ולהקפיד שיהיו כתובים נכון ומודפס באיכות גבוהה. ההקפדה מעניקה לפולנים תחושה שמכבדים אותם.
- בקשות לפגישה יש לשלוח במייל. רצוי לתרגם את ההודעה לפולנית כדי לעשות רושם טוב.
- חשוב ליצור קשר אישי בין שני הצדדים למשא ומתן. הפולנים נוטים לקבל החלטות על-פי אינטואיציות ותחושת בטן, כך שאם לא נוצר קשר אישי בין איש העסקים הזר לפולני, גם הפרזנטציה המוצלחת ביותר לא תעזור.
- לצורכי שכנוע מומלץ להביא בפני הפולנים דוגמאות של עסקאות מוצלחות שבוצעו בעבר במדינה.
