חשוב בניהול משא ומתן: היחס לזמן

אלמנט נוסף שקשור בזמן מתייחס לזמן מוגבל מול זמן בלתי מוגבל.

כאשר הזמן נחווה כ משאב מוגבל הרי שכל דקה היא חשובה. "זמן שווה כסף" הוא משפט שמקורו בתרבות האמריקנית ולפיו חייבים לחסוך בזמן, לכולם יש שעונים והם משתמשים בהם, אתה לא נותן לאחרים לחכות.

המחשה לקריטיות של היחס לזמן אפשר למצוא בדוגמה הבאה: עובדת ישראלית נשלחה לנהל משא ומתן בצ'כיה ואחרה לפגישה בדיוק ב-5 דקות. מיד עם היכנסה מתנשפת ומתנצלת אמרו לה הצ'כים שהם מבטלים את תהליך המשא ומתן ואין בכוונתם לעבוד עם החברה הישראלית: "מי שמאחר מראה על חוסר רצינות" הם טענו.

בסינגפור כמו בצ'כיה אסור לאחר. המתנה נחשבת לעלבון ולחוסר נימוס. גם אצל האוסטרים הדיוק הוא קריטי – אם נקבעה פגישה בשעה מסוימת הרי שחשוב להגיע בדיוק בזמן – לא לפני ולא אחרי, גם אם פירוש הדבר להמתין מספר דקות בחוץ לפני הכניסה לפגישה… כמו אצל הפסיכולוג…

גם השווייצרים, היפנים, הגרמנים והפינים דייקנים מאוד, קביעת שעה מחייבת את המשתתפים להגיע בזמן ולכבד את היתר.

במדינות אפריקה לעומת זאת, דייקנות אינה ערך עליון והזמן הוא מושג גמיש. אדם ממהר נתפס בחשדנות ובחוסר-אמון, אנשים שפועלים בהתאם ללוח זמנים נוקשה לא יזכו להצלחה.

האפריקני רוצה לשבת, לשוחח ולהכיר את מי שעומד מולו לפני תחילתו של כל תהליך משא ומתן: 'אוהב כדורגל? גם אנחנו! נשב נצפה במשחק קודם ונבנה את האמון'. הזמן הוא גמיש ולא פורמלי, למעשה זהו "זמן גומי", שפחות קשור לשעון. מידיות, זריזות ודיוק אינן נחשבות מעלה. חשוב יותר לסיים פגישה קודמת בצורה נעימה מאשר לקצר ולמהר כדי להגיע לפגישה הבאה בזמן.

סיפר בחור ישראלי שיצא לנהל משא ומתן בהודו:

"קבעו לי פגישה בשעה 12. הגעתי בזמן ושאלתי היכן האדם שנקבעה לי אתו הפגישה. אמרו לי שהוא עוד לא חזר ושאשב להמתין לו. ישבתי וישבתי ומידי פעם שאלתי מתי הוא מגיע ובכל פעם קבלתי את אותה התשובה: "שוב תמתין הוא קרוב לוודאי יגיע עוד מעט". אחרי שעתיים כבר כעסתי ממש ואפילו אמרתי: "אני מבין שהוא כבר לא יגיע היום בכלל…", להפתעתי ענו לי: "נכון. כנראה שכבר לא יבוא היום, תגיע שוב מחר…"

עבור אותו ישראלי שעמד בזמנים והגיע להודו לזמן קצוב ורק לשם תהליך המשא ומתן, מדובר בחוויה מאד לא נעימה. אלא שלהודים החוויה מתורגמת בצורה הפוכה – מחר כשיגיע שוב הישראלי הפגישה כבר תראה אחרת לגמרי, שהרי בשעתיים שהמתין הייתה לו הזדמנות להכיר קצת את הארגון, את האנשים, התפקידים, הוא התכבד וטעם מן המאכלים המקומיים. מנקודת מבט זו, הכול יצא אך לטובה, מחר כאשר ישוב, הוא מגיע כבר מעמדה שונה.

מבט אל העתיד

נושא אחר שקשור בזמן הוא ראיה לטווח ארוך מול ראיה לטווח קצר. משא ומתן בסין למשל, יכול להימשך חודשים ואפילו שנים, והוא כולל אנשים רבים ונגיעה בנקודות מרובות ומגוונות שלעתים נראות זניחות ממש. או כפי שניסח זאת בחור ישראלי:

"כניסה לפיצפקס של הפיצפקס של הדברים הקטנים. ואין להם שום בעיה לחזור ולפתוח שוב נקודות שכבר נסגרו במשא ומתן והם פותחים אותם שוב".

ההתנהלות הזאת מפורשת לרוב כניסיון לסחבת, מניפולציה ותרגיל. עם זאת יתכן שיש פה גם מרכיב תרבות בהשראת הפילוסופיה או דת הטאואיזם. בעוד שהישראלים רוצים לסגור את העסקה כמה שיותר מהר, הישג מידי, כלומר רואים את תהליך המשא ומתן כאירוע חד פעמי לטוח הקצר, הסינים לא רואים זאת כך. הסינים קרוב לוודאי יטענו שמטרת המשא ומתן היא לבנות יחסי אמון לטווח הארוך, יחסים לשנים רבות. ולכן כדי לבנות אמון מלא נדרש לקחת את מלוא הזמן ולא לדחוק לסיום מהיר של התהליך.

מעמדות ורשמיות

הישראלים ידועים כלא פורמליים, שיוונים וכאלה שלא לוקחים חלוקות היררכיות ברצינות – הצבר החצוף שמדבר עם כל אחד בגובה העיניים. מה קורה לישראלים כאשר הם מנהלים משא ומתן עם מדינות המייחסות מקום רב למעמד, היררכיה וסמכות?

לתוכנית המערכונים "החמישיה הקאמרית" יש מערכון על שני ישראלים המגיעים לבית הלבן. הם לא טורחים לקבוע פגישה מראש ומבקשים להיפגש באופן מידי עם ביל קלינטון, נשיא ארה"ב – הם רק רוצים שיבוא לנגן קצת בסקסופון. זהו מערכון קומי מוקצן, אבל הוא מבטא את מה שמוצאים בשיטתיות במחקרים – איש העסקים הישראלי מתנהל בפערי כוח נמוכים במיוחד, הישראלי לא מכבד רשמיות והיררכיות.

היפנים למשל, מנהלים משא ומתן ארוך והם מנהלים אותו בשלושה דרגים: דרג בכירים, צוות ביניים וצוות אופציונלי. הם גם דורשים לדעת מהי הדרגה והמעמד של מי שמגיע לניהול המשא ומתן איתם.

כאשר מנהלים משא ומתן עם הדרום-קוראינים, למשל, מקובל כי העובד הבכיר ביותר יכנס לחדר ראשון ורק אחריו יתר העובדים על פי דרגתם, ובאותו האופן הם יישבו ליד השולחן -על פי סדר מעמדם בארגון.

מנהלי משא ומתן מתרבות שיוויונית כמו ישראל, מנהלים את המשא ומתן בעצמאות יחסית. הם מצפים ממי שיושב מולם שיוכל לחתום על העסקה והם עצמם מציגים את עצמם כריבונים לכך. אלא שאין זה כך בתרבויות היררכיות. צוות המשא ומתן לא יכול לקבל החלטה והוא צריך לקבל אישור מהדרג הגבוה יותר לכל מרכיב במשא ומתן. לעיתים, עבור אנשי עסקים ישראלים זה קשה ואם הם לא בקיאים בהבדלי תרבות הרי שאין להם כל בעיה לומר: "אם אינכם יכולים לסגור את העסקה ולגבי כל שלב במשא ומתן אתם צריכים אישור מלמעלה אז תנו לנו מראש לדבר עם הגורם הבכיר". מובן שלא כל תרבות מתנהלת בצורה זו, ולעיתים פניה כזו עלולה לשדר חוסר כבוד.